ITAM bestaat al heel wat jaren, maar het bepalen van één definitie blijkt nog steeds lastig. De term heeft verschillende betekenissen, afhankelijk van de doelgroep. Zo gaat het bijvoorbeeld over het gebruik van IT middelen (software en hardware) maar ook over onderhoud en reparaties. In dit artikel gaan we dieper in op het onderwerp ITAM. We kijken naar de verschillende soorten IT assets, de voordelen van ITAM en hoe je uiteindelijk kan besparen op IT-kosten.

Wat is ITAM?

We beginnen met de definitie van ITAM. De International Association of Information Technology Asset Managers (IAITAM) omschrijft de term IT asset management als volgt:

“een set bedrijfsprocessen die de IT middelen in de verschillende bedrijfsonderdelen van de organisatie omvat.”

ITAM beoordeelt de huidige software en hardware, zorgt voor het beheer van softwarelicenties en kijkt naar de inzet van IT-assets. Met een ITAM audit kan je een hoop geld besparen. Zo identificeer je op tijd voor welke software het bedrijf een te grote licentie afneemt, of dat er IT-middelen zijn waarvoor je betaald maar die niet meer gebruikt worden.

ITAM best practices

In bedrijven worden (financiële) activa zoals aandelen, obligaties en onroerend goed altijd nauwlettend in de gaten gehouden. Maar nu de handel zich verplaatst naar de digitale wereld is IT activa net zo waardevol geworden.

Door het toepassen van een aantal best practices op het gebied van IT asset management, zoals het opsporen van middelen, beveiliging, toezicht, beleid, processen, statistieken en rapportages, houdt ITAM de bedrijfs- en beveiligingsrisico's laag. Met een goede inzet van ITAM vergroot je de mate van efficiëntie en profiteer je van lagere IT kosten.

Soorten IT middelen

In bedrijven zijn er 4 belangrijke IT onderdelen die beheerd moeten worden. We hebben het over software, hardware, mobiele apparaten en de cloud. Hieronder vallen verschillende ITAM soorten:

  • Fysiek: de inventarisatie van alle hardware in een organisatie, waaronder pc's, laptops, printers, kopieerapparaten en elk ander apparaat dat wordt gebruikt voor IT- en databeheerdoeleinden.
  • Digitaal: de tracking van middelen zoals foto's, video's en digitale gegevens, inclusief gescande kopieën.
  • Software: het beheer van software is een van de lastigste gebieden. Zo heb je hier te maken met bijvoorbeeld regelgeving, ‘shadow IT’ (IT die wordt geïnstalleerd en/of gebruikt zonder dat een IT afdeling dit weet) en IoT (zoals slimme apparaten). Zorgvuldigheid, flexibiliteit zijn bij dit onderdeel van ITAM zeer belangrijk.
  • Mobiel: een andere gecompliceerde taak van ITAM ligt bij het gebruik van mobiele toestellen. Wat doe je wanneer medewerkers zelf apps downloaden op het toestel? Welke beveiligingsmaatregelen zijn essentieel?
  • Cloud: tot slot is er het beheer van de cloud. Het gebruik van de cloud kan de noodzaak voor de inzet van bepaalde hardware (servers) en software (licentieproblemen) weghalen. Hiermee bespaar je niet alleen geld, maar zijn gegevens ook beter toegankelijk.

ITAM detectie- en inventarisatietools

We kunnen voor de definitie van ITAM niet alleen kijken naar de IT assets. Zo heb je ook te maken met detectie- en inventarisatietools. Deze tools worden ingezet om het netwerk te scannen op zoek naar IP-adressen. Wanneer er een gevonden is, zal het vervolgens alle geïnstalleerde software scannen. Als de tool gebruik maakt van een agent, wordt de agent vooraf geïnstalleerd op het apparaat en wordt er een scan gepland om een specifiek schema uit te voeren.

Wat is een ITAM database?

Een ITAM database bestaat uit drie componenten: fysiek, financieel en contractueel. Hieronder vertellen we je meer over deze componenten.

Component #1 ITAM database: fysiek

De fysieke informatie wordt verzameld met behulp van de detectie- en inventarisatietools. Dit geeft een overzicht welke apparaten er ingezet worden in een organisatie. Ook biedt het inzicht in welke IT middelen nog in de voorraad liggen, of misschien op de planning staan voor vervanging. Deze voorraadinformatie wordt meestal handmatig verzameld, via barcodelezers of RFID systemen.

Component #2 ITAM database: financieel

Het tweede component van ITAM bestaat uit de financiële gegevens. Deze gegevens worden verzameld uit een inkoopsysteem of uit een inkooporder. Het gaat hier om een inkooporder nummer, leveranciersnaam, hoeveelheid, merk en model, aankoopprijs, afschrijving, kostenplaats en andere financiële attributen waar een organisatie zicht op nodig heeft. Zo heb je een beter totaalbeeld van de eigendomskosten, het rendement op de investering en kan je eenvoudiger kosten toewijzen aan IT projecten.

Component #3 ITAM database: contractueel

Het derde component van ITAM bestaat uit de contractgegevens. Deze gegevens komen van de wederverkoper, de producent/leverancier of uit een bestaand contractbeheersysteem. Denk aan gegevens zoals het versienummer, het type licentie, trainingsdagen, serviceniveau, onderhoud en andere belangrijke contractfeiten. Gaat het om de aankoop van een clouddienst of van SaaS? Dan hebben de gegevens betrekking op bijvoorbeeld het type licentie, het aantal apparaten, de aankoopprijs en de looptijd van het contract.

Software & hardware asset management

Alle gegevens van de componenten worden geconsolideerd in één database, die het centrale informatieknooppunt wordt. Het beheer van software en hardware is een essentieel onderdeel van ITAM. Zonder inzicht in de hardware is het onmogelijk om ervoor te zorgen dat de software wordt geïnstalleerd in overeenstemming met de licentieovereenkomst. Zonder inzicht in een Service Level Agreement (SLA) en integratie is het moeilijk om effectief leveranciers- en prestatiemanagement uit te voeren.

Zoals bij de meeste technologische ontwikkelingen, zullen definities, interpretaties en de manier waarop we over iets denken in de loop van de tijd evolueren. Wanneer kunstmatige intelligentie ITAM overneemt, weet ik zeker dat we de definitie weer zullen herzien.

Voordelen van ITAM

Het beheer van IT assets gaat over meer dan alleen het kiezen van de beste software en apparaten. Wanneer je ITAM doelgericht inzet, profiteer je van voordelen zoals:

  • Verhoogde efficiëntie op het gebied van projectmanagement;
  • Betere gegevensbeveiliging;
  • Verbeterde software compliance;
  • Betere communicatie tussen bedrijfsonderdelen (zoals verkoop, marketing, administratie, winkelpersoneel);
  • Verbeterde klantenservice door betere beschikbaarheid van gegevens;
  • Kostenbesparing van IT middelen door een consistente evaluatie;
  • Betere inzet van budgetten en eenvoudig besluitvormingsproces door meer inzicht in IT assets en hun rol in het bedrijf.

Verlagen van IT kosten?

Naast het uitbesteden van IT Asset Management, helpen we je bij Ivanti ook met het verlagen van de totale IT kosten. Bekijk hiervoor ons webinar ‘Steps to Cut your Software Spend by 30 Percent’ (Engels). Dit is slechts één voorbeeld hoe effectief ITAM jouw bedrijf kan helpen om succesvoller te zijn.