IT Asset Management (ITAM) en IT Service Management (ITSM) zijn van cruciaal belang voor elke organisatie die IT nodig heeft om bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen. Beide technologieën bieden operationele IT-ondersteuning aan een organisatie; het doel en de doelstellingen zijn echter heel verschillend. In deze blog bespreken we de verschillen en de overeenkomsten tussen ITAM en ITSM. Ook kijken we naar de betekenis van ITIL en CMDB.

ITAM – IT Asset Management

ITAM is de afkorting voor IT Asset Management. Bij IT assets of ook wel IT middelen genoemd, spreken we over de hardware en software die een organisatie inzet om de bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen. Heb je een goed overzicht van alle IT middelen binnen de organisatie? Dan kan je weloverwogen beslissingen nemen en daarmee de kosten van IT verlagen en risico’s verminderen. In de praktijk werkt dit helaas vaak toch net iets anders: IT middelen worden vaak geüpdatet, verplaatst of vervangen, waardoor het moeilijk is om alle informatie actueel te houden. Wanneer deze rapportage onnauwkeurig zijn, krijg je eerder te maken met onnodige IT aankopen en beveiligingsproblemen. ITAM biedt aanbevelingen en best practices voor een effectief beheer van deze IT middelen.

“Met ITAM krijg je meer inzicht in de levenscyclus en inventaris van de IT assets in jouw organisatie. Zo voorkom je onnodige IT aankopen en beveiligingsproblemen.”

ITAM proces voor de hele levenscyclus

ITAM kijkt niet alleen naar de assets zelf, maar ook naar het totaal inclusief de contractuele en financiële informatie. Zo heb je als organisatie een totaal beeld van alle kosten. Ook biedt ITAM begeleiding aan de beheerders. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van processen, het bepalen van een beleid om controles te vergroten, de naleving van bedrijfsdoelstellingen te waarborgen en de risico’s te verminderen. Met ITAM worden IT assets gevolgd door de hele levenscyclus: van de aankoop tot de uitfasering. Een ITAM proces voor het afvoeren van hardware zorgt er bijvoorbeeld voor dat wanneer oude laptops weg worden gegooid, de bijbehorende softwarelicenties op een andere manier worden ingezet.

Voor een efficiënt beheer van de levenscyclus, kijkt ITAM naar de aanvragen voor IT middelen, goedkeuring, inkoop, verwijdering en herplaatsing.  Volgers Gartner zorgt ITAM voor een nauwkeurige weergave van de kosten en risico’s van de levenscyclus van technologische assets. Zo kan je het maximale uit alle bedrijfsbeslissingen halen.

Integreren ITAM ITSM

De meeste oplossingen voor IT servicemanagement (ITSM) bieden mogelijkheden om IT aanvragen en goedkeuringen te ondersteunen. Het is daarbij belangrijk dat ITAM kan integreren met ITSM. Daarnaast is het goed om te weten dat meerdere afdelingen binnen een organisatie te maken hebben met ITAM processen, niet alleen de IT afdeling.

ITSM – IT Service Management

Organisaties die IT assets nodig hebben ter ondersteuning van de bedrijfsdoelstellingen, hebben ook IT diensten nodig om ervoor te zorgen dat de middelen goed werken in de capaciteit waarvoor ze zijn aangeschaft. IT-servicemanagement (ITSM) gaat niet alleen over software, maar ook over de overkoepelende processen, mensen en technologie. ITSM software is een onderdeel van een ITSM oplossing.

“Het doel van ITSM is om ervoor te zorgen dat de juiste processen, mensen en technologie beschikbaar zijn, zodat een organisatie haar bedrijfsdoelstellingen kan halen.”

SearchITOperations gebruikt de volgende definitie voor IT Service Management: “een strategische aanpak voor het ontwerpen, leveren, beheren en verbeteren van de manier waarop IT binnen een organisatie wordt gebruikt. Het doel van ITSM is om ervoor te zorgen dat de juiste processen, mensen en technologie beschikbaar zijn, zodat een organisatie haar bedrijfsdoelstellingen kan halen. ITSM softwareoplossingen bestaan uit verschillende componenten zoals een database, bedrijfsobjecten (gebruikers, groepen, rollen etc.) en een procesengine. De meeste ITSM oplossingen in de markt volgen de ITIL best practices, iets waar we je hieronder meer over gaan vertellen.

ITIL – IT Infrastructure Library

Door de extreme groei van IT oplossingen, groeide ook de behoefte naar standaarden in de IT. Dit zorgde voor de komst van ITIL. ITIL, staat voor IT Infrastructure Library en heeft twee belangrijke doelen:

  1. Definiëren van gemeenschappelijke terminologie

  2. Definiëren van best practices voor IT Service Management

Terminologie zoals incident, problem, change, configuration item (CI) en Configuration Management Database (CMDB) zijn allemaal gebaseerd op de ITIL theorie.

“ITIL staat voor IT Infrastructure Librabry. Het is geen methode of model, maar een reeks best practices. ITIL helpt bij de inrichting van ITSM.”

ITIL is een framework dat bedrijven helpt bij de inrichting van IT Service Management. Het is geen methode of model, maar een reeks best practices. Organisaties kunnen de mate van efficiëntie verhogen en tegelijkertijd de kosten voor servicemanagement verlagen, door de aanbevolen ITIL processen te volgen. Er zijn verschillende ITIL certificaten en trainingen beschikbaar, die zich richten op de praktijk en de procedure, niet op het product.

CMDB betekenis – Configuration Management Database

Een andere term die je naast ITAM en ITIL vaak hoort is CMDB. Maar wat is een CMDB? We beginnen bij het begin: CMDB is de afkorting voor Configuration Management Database. De term CMDB komt uit het ITIL framework. Een CMDB moet je zien als een opslagplaats van informatie over hardware- en softwareassets. Vaak is een CMDB database dan weer een onderdeel van een ITSM oplossing, om de organisatie te ondersteunen en te beheren.

“Een CMDB is een database met informatie over hardware- en softwareassets. De term is afkomstig uit het ITIL framework.”

CMDB & ITIL

Een CMDB is een fundamenteel component van het ITIL framework. Een CMDB heeft als belangrijkste doel het ondersteunen van servicebeheerprocessen. De administratie van ICT infrastructuur bevindt zich binnen ITIL in het Configuration Managementproces. Het beheerproces richt zich op de identificatie, registratie en bewaking van de componenten en de CI’s. Een CMDB database bevat de gegevens van alle configuration items (CI’s), vaak weergegeven als lijsten.

ITAM & ITIL

Zowel ITAM als ITIL bieden richtlijnen voor het beheer van IT assets:

  • De ITAM doelstellingen zijn gericht op het beheer van de totale kosten van IT-middelen, inclusief ownership, de bijbehorende contracten met de levenscyclus, de garantie en informatie over vervanging. ITAM richt zich op IT-middelen vanuit het financiële perspectief van een organisatie.

  • Configuratiebeheer bekijkt de IT-middelen vanuit een operationeel en ondersteunend perspectief. De beschikbaarheid en de stabiliteit van de assets hebben invloed op de dagelijkse activiteiten van een organisatie, deze moeten dus goed gedocumenteerd worden.

Kan een CMDB gebruikt worden voor ITAM?

Om deze vraag te beantwoorden, kijken we naar een voorbeeld over hoe luchtvaartmaatschappijen hun vluchten beheren. Dit doen ze met behulp van een database met vluchtnummers die een dienst beschrijven. Een aparte middelendatabase houdt de inventarisinformatie bij met een lijst van de fysieke vliegtuigen, samen met de relevante onderhoudsinformatie. Wanneer er een probleem met een vliegtuig is, zal de luchtvaartmaatschappij het vliegtuig soms omruilen voor een ander vliegtuig. Omdat de diensten en de uitrusting in verschillende databases worden onderhouden, kan de luchtvaartmaatschappij het vliegtuig omwisselen zonder het vluchtnummer te hoeven wijzigen.       

Het is niet praktisch om een CMDB te gebruiken voor zowel ITAM als configuratiemanagement, net zoals het niet praktisch zou zijn voor een luchtvaartmaatschappij om hun vluchtdiensten te beheren in dezelfde database als de vliegtuiginventaris. De meeste IT assets worden elke 3 tot 4 jaar vervangen. IT configuraties worden alleen onderhouden en geüpdatet, maar niet compleet vervangen. Daarom moet een CMDB gebruikt worden om de levenscyclus van een dienst te onderhouden en te beheren.

Samenvattting

IT Asset Management (ITAM) en IT Service Management (ITSM) zijn van cruciaal belang voor elke organisatie die IT middelen inzet om bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen. Wil je een IT Asset Management of Service Management oplossing bouwen, uitbreiden of wijzigen? Zorg dan voor goed onderzoek naar de integratiemogelijkheden voor beide oplossingen. Met de juiste instrumenten kunnen IT processen die IT middelen ondersteunen worden geautomatiseerd, wat de efficiëntie en controle zal verhogen. Ook zullen de kosten en fouten die voortvloeien uit handmatige taken worden gereduceerd.