Een aantal jaren geleden werkte ik voor een restaurant in een klein kustplaatsje. Een van mijn taken was om de restauranteigenaar te helpen met alles te inventariseren aan het eind van de maand. Ik herinner me dat ik de eigenaar vroeg waarom het inventariseren zo belangrijk was. Waarop hij antwoordde: "Dat is vrij simpel. Als ik weet wat ik heb, weet ik wat ik niet heb. Als ik weet wat ik niet heb, koop ik alleen wat ik nodig heb."

Eerst inventariseren voordat er geld wordt uitgeven is een eenvoudig concept, maar cloud-oplossingen, IoT-middelen, virtuele omgevingen en opkomende technologieën zorgen dat IT-afdelingen in veel organisaties voor nieuwe uitdagingen komen te staan bij het opsporen en beheren van IT-assets.

Het opsporen van IT-assets is een proces om IT-assets die zich op het netwerk bevinden in kaart te brengen en te documenteren. Software oplossingen die een netwerk scannen en de aangesloten apparaten identificeren zijn hiervoor vereist. Meerdere software oplossingen worden vaak gebruikt om te voldoen aan  IT Asset Management (ITAM) vereisten.

Software oplossingen voor inventarisbeheer omvatten een database en software tools voor het documenteren van IT-assets die worden gevonden door opsporing, barcodescanners, handmatige uploads of handmatige invoer. ITAM best practices geven aan dat databases voor inventarisbeheer relevante informatie moeten koppelen aan IT assets, zoals de bijbehorende contractuele of financiële informatie.

Als de processen voor het opsporen van IT-assets en inventarisbeheer niet goed worden uitgevoerd, zullen de gegevens over de assets onbetrouwbaar zijn. Daarom is het van cruciaal belang om over de juiste tools en processen te beschikken om te zorgen dat iedere asset goed wordt opgespoord en op de juiste manier wordt gevolgd door tools voor inventarisbeheer.

Best practices IT-assets opsporen

Identificeer IT-assets die opgespoord worden

Het is belangrijk om succesvol te zijn, dus houd het simpel in het begin. Begin met laptops, desktops en software. Laat de ITAM-oplossing in de loop van de tijd groeien. Zorg ervoor dat je samen met stakeholders van heel de organisatie een strategie bepaalt voor het opsporen van IT-assets op het netwerk.

In een rapport dat How Redefining IT Asset Management Will Enable Business Transformation for the Digital Age heet, raadt Gartner aan dat, “Naarmate het ITAM-beleid verschuift, beheerders van IT-assets proactief moeten werken volgens een IT strategie planningsproces om te identificeren wat er zal worden aangeschaft, waarom het gebruikt zal worden, wat de verwachte levensduur is, hoe het zal worden beveiligd, gemonitord en onderhouden. Het identificeren van de bedrijfswaarde van assets en het toewijzen van assets aan het bedrijfsresultaat door de ITAM-leider en de stakeholders zijn belangrijk voor een goed beheer van de huidige assets en de nog in te zetten assets".

Identificeer tools voor het opsporen van IT-assets

Netwerk discovery software en barcodescanners zijn hulpmiddelen die IT-asset beheerders helpen hun IT-assets op te sporen en te volgen. Wees niet bang om meerdere discovery tools te gebruiken. Sommige discovery tools zijn beter in het ontdekken van datacenter software, terwijl andere tools beter zijn in het ontdekken van endpoint devices.

Profiteer van reeds op het netwerk geïnstalleerde netwerkoplossingen, zoals beveiliging tools met opsporingsmogelijkheden. Laat je opsporingsvereisten niet bepalen door beperkingen in een discovery tool. Bepaal eerst je eisen en kies vervolgens de juiste tools om aan die eisen te voldoen.

Bepaal een proces voor het inventariseren van IT-assets

Definieer en dwing een proces af om ervoor te zorgen dat alle IT-assets op de juiste manier worden geteld. Documenteer de assets in een database voor inventarisbeheer wanneer assets worden gekocht, gebruik barcodescanners van software tools om veranderingen in de levenscyclus van de assets te documenteren. Met lifecycle management kunnen IT-beheerders zien welke assets zijn aangeschaft, verzonden, ontvangen en toegewezen.

Zorg ervoor dat je een proces definieert om IT-assets op te sporen of te documenteren die buiten de normale inkoopprocessen om zijn verworven.

Normaliseer de gegevens

Normaliseer de ontdekte gegevens om de nauwkeurigheid te garanderen. We zien vaak dat gegevens van assets steeds verschillend gerapporteerd worden in databases. Een Microsoft-toepassing zou bijvoorbeeld bij leveranciers-ID gerapporteerd kunnen worden  als "MS" "Microsoft," of "Microsoft Inc". Inconsistente naamgeving maakt het moeilijk om IT-assets rapporten op te stellen; daarom is het belangrijk om consistentie te waarborgen door het implementeren van processen voor het normaliseren van asset gegevens. Assets kunnen worden genormaliseerd met behulp van databasescripts of specifieke software voor het normaliseren van database gegevens.

Best practices inventarisbeheer

Bepaal een IT-asset levenscyclus

Richt een inventarisbeheer proces in dat de levenscyclusstatus van iedere IT-asset documenteert. Deze informatie zal de IT-beheerders laten zien of een asset in gebruik is, in de opslag staat, uitgecheckt is, beschikbaar is of al verwijderd is.

Best practices op het gebied van IT-asset beheer geven aan dat IT-assets moeten worden gedocumenteerd vanaf het moment dat ze worden aangeschaft tot het moment dat ze verwijderd worden. Wanneer er een levenscyclusstatus aan een asset wordt toegevoegd, kunnen IT-beheerders rapporten maken die laten zien welke assets zijn gekocht, verzonden en ontvangen. Asset beheerders kunnen op deze manier inzien welke IT-assets beschikbaar zijn voor projecten en nieuwe medewerkers of dat assets in onderhoud zijn.  

Bovendien geeft het bijhouden van de levenscyclus van IT-assets beheerders de mogelijkheid om te zien welke hardware moet worden vervangen, of welke softwarelicenties moeten worden vernieuwd, waardoor ze essentiële informatie krijgen die nodig is voor het doen van toekomstige IT-aankopen.

Bepaal of IT-assets "Beheerd" of "Onbeheerd" moeten zijn

Bepaal het risico dat verbonden is aan IT-assets en plaats ze vervolgens in een van de volgende twee categorieën: Beheerd of Onbeheerd. 

IT-assets die eigen gegevens bevatten, zoals laptops, desktops, servers en mobiele apparaten, moeten in de Beheerde categorie worden ondergebracht. IT-assets die operationele vereisten ondersteunen die geen gevoelige gegevens bevatten, zoals hubs, schermen en printers (zonder harde schijven) moeten in de categorie Onbeheerd worden geplaatst.

Beheerde apparaten moeten worden uitgerust met software-agents die regelmatig in de voorraad database "inchecken". Asset managers zouden waarschuwingen moeten instellen als voor een vooraf bepaalde periode niet wordt "ingecheckt".  

Apparaten in de opslag met gevoelige gegevens, zoals een server met klantgegevens, zouden moeten worden bewaakt met behulp van barcodescanners of software tools, zoals RFID, die de beveiliging op de hoogte brengen als een apparaat wordt verwijderd van een vooraf gedefinieerde locatie.

Volgens Gartner "is een fundamentele voorwaarde voor een effectieve asset beheerstrategie dat er een mogelijkheid moet zijn om aan te geven of een asset het risico loopt om verloren of gestolen te worden. Een deelproces voor het beheer voor datacenter assets kan mogelijk een server volgen met klantgegevens terwijl deze zich op het netwerk bevindt, maar zodra deze zich in een opslagruimte bevindt, is er een risico verbonden aan verlies of de diefstal van een asset".

Bepaal een asset mapping strategie

Voeg zinvolle gegevens toe aan je inventaris door IT-assets in kaart te brengen bij relevante informatie, zoals:

  • Eigenaren
  • Contracten
  • Kostenplaatsen of afdelingen
  • Projecten
  • Configuratiemanagement databases
  • Locaties
  • Compliance definities

Wanneer IT-assets in kaart worden gebracht aan de hand van relevante informatie, kunnen IT-asset beheerders waarde toevoegen aan hun organisatie door zinvolle IT-asset rapporten te leveren die inzicht bevatten in de beveiligingsrisico's en de totale bedrijfskosten van IT-assets. Tegenwoordig zijn er veel software tools beschikbaar die asset beheerders de tools geven die nodig zijn om IT-assets in kaart te brengen bij contracten, inkooporders, verzendingsinformatie, kostenplaatsen en nog veel meer.

Kies voor softwaretools waarmee je relevante informatie aan je IT-assets kunt toevoegen.

Automatiseer IT-asset processen

Het automatiseren van IT-asset processen zal de productiviteit verhogen en de risico's verminderen. Fouten die vaak door mensen worden gemaakt, kunnen leiden tot onnauwkeurige gegevens. Een goede plek om automatisering in te voeren is voor processen die repetitieve taken bevatten die geen toegevoegde waarde hebben en die meestal door een menselijke technicus worden uitgevoerd. Overweeg om menselijke technici te vervangen door automatiseringstools die voor mensen overbodige taken kunnen uitvoeren.

Samenvatting

ITAM-oplossingen vereisen detectie en inventarisatie software om IT-assets
goed te kunnen documenteren. Definieer de opsporingseisen voor IT-assets voordat je software tools kiest. Kies voor inventarisbeheer tools die je in staat stellen om IT-assets in kaart te brengen op basis van relevante informatie. Om succes te garanderen met je ITAM-oplossingen, houd je het in het begin eenvoudig en laat je jouw oplossing vervolgens groeien. Volg assets door een levenscyclus voor assets vast te stellen en zorg ervoor dat je overweegt om voor mensen overbodige taken te automatiseren om fouten van menselijke technici te voorkomen.